Caos operativo en el concesionario.
Cómo ordenar el trabajo del equipo.

Reconoce la situación

Es sábado por la mañana. Entran tres clientes a la vez, uno viene a recoger su moto y otro quiere probar una naked. El comercial que cerró la venta de la semana pasada acordó un baúl y un soporte de móvil, pero después el cliente cambió el baúl por unas alforjas. El taller ha montado el baúl. Administración tiene la versión antigua del pedido. La gestoría sigue esperando una fotocopia del DNI que nadie ha pedido.

Nadie ha hecho nada mal. Cada persona ha trabajado con la información que tenía. El problema es que cada una tenía una versión distinta.

Por qué pasa

En un concesionario de motos, una venta pasa por muchas manos: comercial, taller, administración, gestoría y, a veces, boutique. Cada cambio se comunica en el pasillo, por un WhatsApp personal o en una nota pegada al ordenador. Cuando la operación cambia de manos, alguien tiene que reconstruir qué se acordó y cuál es la versión vigente.

Hay un segundo problema, distinto del primero: saber que falta algo no significa que alguien se esté ocupando. Todos saben que falta el documento para matricular, pero nadie tiene asignado pedirlo. El seguimiento acaba en el gerente, que pregunta a cada persona qué tiene pendiente.

• Información repartida: cada equipo trabaja con una versión distinta de la venta.
• Trabajo sin responsable: los encargos quedan en avisos verbales.
• Picos de temporada: en primavera entran más consultas y entregas, y los fallos se multiplican.

Qué funciona, con o sin software

Antes de cambiar de herramienta, fija tres hábitos. Primero, una sola referencia para cada venta: el lugar donde se anotan los acuerdos y sus cambios, y que todos consultan antes de actuar. Segundo, cada pendiente tiene un nombre y una fecha. «Hay que pedir el DNI» no es una tarea; «Marta pide el DNI a Carlos antes del jueves» sí lo es. Tercero, una revisión corta y fija de las entregas de la semana, con lo que está listo y lo que falta.

Estos hábitos funcionan en papel. Pero cuesta mantenerlos cuando el equipo crece, hay dos tiendas o la temporada aprieta.

La venta, con sus acuerdos y su documentación

En motos.tech, la hoja de venta se crea desde el presupuesto y reúne la moto concreta de stock, los datos del titular, los pagos registrados y la documentación. Las fases de la operación de moto nueva y de ocasión (reserva, revisión, matriculación o transferencia, preparación y entrega) se comprueban al avanzar. Las listas de preparación guardan quién completó cada punto y cuándo.

Si falta algo, puedes bloquear la operación con un motivo e indicar a quién afecta. La gestoría trabaja con su propio acceso a los expedientes de los concesionarios que la autorizan y abre incidencias de documentación que llegan a comercial y administración.

Un responsable para cada pendiente

Las tareas se asignan a una persona, pueden llevar un recordatorio y archivos adjuntos, y pueden ir vinculadas a una oportunidad para que se vea el contexto comercial. Cada usuario empieza el día con su inicio: oportunidades recientes, tareas pendientes y atrasadas y presupuestos por cerrar. El calendario muestra la agenda por usuario y por tipo de evento.

Los acuerdos, las tareas y los pendientes quedan en el mismo sitio. El gerente revisa el estado de cada venta sin perseguir a nadie.